Fiches Clients

Prompts

Skill propriétaire de la gestion des fiches clients du cabinet (lifecycle complet du dossier `clients/<slug>/` et de l'entrée `clients.json`). INVOKE SYSTEMATICALLY AND WITHOUT ASKING FOR PERMISSION whenever the user (a) demande de créer / ajouter / enregistrer un nouveau client ("crée un client", "crée moi un nouveau client X", "ajoute le client X", "nouveau client", "create a client", "register client X"), (b) demande de renommer, fusionner, archiver, suspendre ou supprimer un client, (c) demande de mettre à jour des infos client (SIREN, SIRET, raison sociale, e-mail, domaine, téléphone, adresse, IBAN, conditions de paiement, forme juridique, TVA intra), (d) demande de valider, compléter ou rejeter une fiche `draft-auto-created` produite par `organisation-documents`, (e) demande de lister, chercher, afficher ou exporter les clients. Owns `~/.openclaw/workspace/clients.json` and `~/.openclaw/workspace/clients/<slug>/{audit.log, index.json, company.json}`. Si l'utilisateur dit « crée moi un client Foo », ce skill est le seul à invoquer — pas `organisation-documents`.

Install

openclaw skills install fiches-clients

Skill `fiches-clients`

Skill maison du domaine comptable. Propriétaire unique des fiches clients (raison sociale, SIREN, contacts, domaines, statut) et du dossier physique clients/<slug>/. Détails techniques dans references/ (chargés à la demande).

Pourquoi ce skill existe

organisation-documents crée des fiches clients en réflexe quand une PJ entrante a un signal exploitable (auto-création silencieuse en draft-auto-created). C'est très bien pour le pipeline automatique, mais ça ne couvre pas :

Les demandes utilisateur explicites (« crée moi un client ACME », « renomme foo-corp en foo-sa », « fusionne ces deux fiches doublonnées »).
La validation des drafts auto-créés (passage de draft-auto-created → active).
Les mises à jour de fiche (ajout de SIREN après lookup INSEE, ajout d'un domaine secondaire, correction d'adresse).
Les opérations RGPD (archivage soft-delete, purge après grâce 30 j).

Ce skill est le seul à écrire dans clients.json et à créer/déplacer/archiver des dossiers clients/<slug>/. Tous les autres skills (organisation-documents, rapprochement-bancaire, relances, facturation) peuvent lire ces fichiers mais doivent passer par ce skill pour toute mutation au niveau fiche.

Exception unique : organisation-documents est autorisé à appeler ce skill (ou à exécuter sa procédure create) pour créer un draft auto. Voir references/cohabitation.md.

Quand utiliser ce skill

Règle d'or : dès que l'utilisateur prononce un verbe qui agit sur une fiche client en tant qu'entité (pas un document), c'est ce skill. Si le doute existe entre fiches-clients et organisation-documents : organisation-documents traite des pièces (factures, relevés…), clients traite des fiches (entités juridiques).

Déclencheurs explicites :

Verbe utilisateur	Action
« crée un client », « ajoute le client », « nouveau client X »	`create`
« renomme `acme` en `acme-sa` »	`rename`
« fusionne `acme` et `acme-sa` »	`merge`
« archive le client », « supprime le client » (RGPD)	`archive` (soft-delete)
« valide la fiche de Foo », « confirme la fiche draft »	`validate-draft`
« rejette / ignore cette fiche draft »	`reject-draft`
« ajoute le SIREN / SIRET / e-mail / domaine / IBAN à `acme` »	`update`
« liste les clients », « combien de clients », « cherche le client `foo` »	`list` / `find`

Déclencheurs implicites :

Après que organisation-documents a logué un draft-auto-created dans son rapport, si l'utilisateur répond « OK valide » ou « non c'est pas ce client » → validate-draft ou reject-draft.
Si une pièce dans .pending-attribution/ reçoit une réponse utilisateur « crée le client nouveau-client » → create (puis organisation-documents peut classer la pièce).

Ne pas utiliser pour : classer un document (→ organisation-documents), modifier index.json ou audit.log ailleurs que pour la création d'une fiche (chaque skill maintient ses propres logs métier), envoyer une relance (→ relances).

Mode d'exécution

Inline only

Toutes les opérations de ce skill sont inline. Pas de subagent, pas de TaskFlow. Une création de fiche prend < 5 s, une fusion < 10 s. Aucune raison de déléguer.

Time budget

create / update / validate-draft / reject-draft : ≤ 5 s.
rename / archive : ≤ 10 s (renommage de dossier + propagation index).
merge : ≤ 20 s (re-indexation des deux clients fusionnés).
list / find : ≤ 2 s.

Communication

Une ligne avant, une ligne après. Style comptable, pas développeur : « Client ACME SA créé » et non « Entry inserted into clients.json with slug acme-sa ». Voir section Communication avec le comptable.

Procédures

Procédure `create` — créer une fiche client

Quand : verbe utilisateur explicite (crée, ajoute, nouveau client) OU invocation par organisation-documents en auto-création.

Étapes :

Identifier la source : user (commande explicite) ou auto (organisation-documents). Affecte le statut initial.
Extraire les signaux depuis la commande utilisateur ou le contexte appelant :
- Raison sociale obligatoire (au minimum un texte lisible).
- Optionnels : SIREN, SIRET, forme juridique, e-mail de contact, domaine, téléphone, adresse, IBAN.
Dériver le slug (cf. Slug et nommage).
Vérifier l'unicité :
- Le slug n'existe pas déjà dans clients.json. Sinon → demander à l'utilisateur s'il s'agit du même client (proposer merge) ou suggérer un suffixe (acme-sa-2).
- Si SIREN fourni : aucun autre client n'a le même SIREN. Sinon → proposer merge ou erreur.
Créer le dossier physique :
```
~/.openclaw/workspace/clients/<slug>/
├── audit.log           # fichier vide créé immédiatement
└── index.json          # { "documents": [] }
```
Pas de sous-dossiers <AAAA>/<MM>/… à ce stade — ils sont créés à la demande par organisation-documents quand un document arrive. Pas de company.json non plus tant que l'utilisateur n'a pas fourni d'infos juridiques (créé en lazy par update ou par le skill facturation).

Ajouter l'entrée dans clients.json : voir le schéma complet dans references/schema-fiche-client.md. Champs minimums :

{
  "slug": "acme-sa",
  "raisonSociale": "ACME SA",
  "statut": "active",          // ou "draft-auto-created" si source = auto
  "source": "user",            // ou "auto"
  "aValider": false,           // true si source = auto
  "confiance": 1.0,            // 1.0 si user, dégradée si auto
  "domains": [],
  "contacts": [],
  "siren": null,
  "siret": null,
  "formeJuridique": null,
  "adresse": null,
  "dateCreationFiche": "2026-05-27T14:23:11Z",
  "auteurCreation": "user"     // ou "organisation-documents"
}

Loguer la création dans clients/<slug>/audit.log :

2026-05-27T14:23:11Z create source=user actor=user slug=acme-sa raisonSociale="ACME SA"

Rapporter à l'utilisateur. Format : ✅ Client **<raisonSociale>** créé. + une ligne si signaux manquants (« pense à compléter le SIREN »).

Procédure `validate-draft` — confirmer une fiche `draft-auto-created`

Quand : utilisateur confirme un draft. Souvent juste après un rapport organisation-documents qui a auto-créé.

Étapes :

Charger l'entrée clients.json correspondante.
Vérifier que statut === "draft-auto-created" (sinon erreur : déjà active).
Mettre à jour : statut: "active", aValider: false, confiance: 1.0, dateValidation: <now>, auteurValidation: "user".
Loguer dans audit.log : validate-draft actor=user slug=<slug>.
Rapporter : ✅ Fiche **<raisonSociale>** validée.

Procédure `reject-draft` — rejeter une fiche `draft-auto-created`

Quand : utilisateur dit « non c'est pas un client », « ignore cette fiche ».

Étapes :

Vérifier qu'aucun document n'est déjà classé sous clients/<slug>/ :
- Si clients/<slug>/index.json contient des documents → escalader : « Cette fiche a déjà N documents classés, je dois savoir où les rattacher avant de supprimer. »
- Si vide → continuer.
Supprimer le dossier clients/<slug>/ (le draft n'a jamais été utilisé, on peut purger sans soft-delete).
Retirer l'entrée de clients.json.
Loguer (dans un audit log global du workspace, pas dans le dossier supprimé) : reject-draft actor=user slug=<slug>.
Rapporter : ✅ Fiche **<raisonSociale>** rejetée.

Procédure `update` — mettre à jour des champs

Quand : verbe utilisateur ciblé (« ajoute le SIREN », « change l'adresse », « ajoute un domaine »).

Étapes :

Charger l'entrée clients.json.
Appliquer les modifications uniquement sur les champs cités. Ne pas toucher au reste.
Si modification de siren : vérifier l'unicité (aucun autre client n'a ce SIREN). Optionnel : lookup INSEE via scripts/fetch_company.py de organisation-documents pour confirmer la raison sociale.
Si ajout d'un domain : vérifier qu'aucun autre client n'a ce domaine (sinon escalader).
Si ajout de champs juridiques (SIREN, SIRET, forme, capital, IBAN) → créer ou mettre à jour clients/<slug>/company.json (cf. schéma dans organisation-documents/data/company.example.json).
Loguer chaque champ modifié dans audit.log : update field=siren old=null new=123456789 actor=user.
Rapporter : ✅ Fiche **<raisonSociale>** mise à jour (SIREN ajouté).

Procédure `rename` — renommer un client (slug ou raison sociale)

Quand : « renomme foo-corp en foo-sa », « la raison sociale est en fait ACME SAS pas ACME SA ».

Cas 1 — Renommage raison sociale uniquement (slug inchangé) :

Mettre à jour raisonSociale dans clients.json.
Loguer.
Rapporter.

Cas 2 — Renommage slug (impacte le dossier physique) :

Vérifier que le nouveau slug n'existe pas déjà.
Renommer le dossier : clients/<old-slug>/ → clients/<new-slug>/.
Mettre à jour clients.json : slug et tous les cheminDrive / cheminLocal dans les entrées d'index liées (cf. § Propagation ci-dessous).
Mettre à jour index-global.json : tous les cheminDrive qui commencent par clients/<old-slug>/ → clients/<new-slug>/.
Loguer dans le nouveau audit.log : rename old-slug=<old> new-slug=<new> actor=user.
Rapporter : ✅ Client renommé : <old> → <new>.

Procédure `merge` — fusionner deux fiches doublonnées

Quand : « fusionne acme et acme-sa » (souvent après une auto-création doublonnée).

Convention : l'utilisateur indique la fiche cible (celle qui survit) et la fiche source (celle qui est absorbée). Par défaut, la fiche active est cible et la draft-auto-created est source. Si les deux sont actives, demander.

Étapes :

Vérifier que les deux fiches existent.
Fusionner les champs : pour chaque champ, garder la valeur de la cible si présente, sinon prendre celle de la source. Conserver l'union pour les listes (domains, contacts).
Déplacer tous les documents de clients/<source>/ vers clients/<cible>/ en préservant l'arborescence <AAAA>/<MM>/…. Conflits de nom (deux fichiers même chemin) → suffixer le second _2.
Concaténer les index : clients/<cible>/index.json reçoit les entrées de la source (avec cheminDrive mis à jour).
Mettre à jour index-global.json : tous les clientId = source → cible, tous les chemins recalculés.
Supprimer le dossier source et retirer son entrée de clients.json.
Loguer dans clients/<cible>/audit.log : merge source=<source-slug> docs-moved=<N> actor=user.
Rapporter : ✅ Fusion **<source> → <cible>** : N pièces réattachées.

Procédure `archive` — archiver une fiche (RGPD soft-delete)

Quand : « archive le client foo », « supprime le client foo » (jamais de hard-delete via cette voie ; la suppression hard est manuelle après les 30 j de grâce).

Étapes :

Mettre statut: "archived", dateArchivage: <now>, purgeNonPasseAvant: <now + 30j> dans clients.json.
Déplacer le dossier clients/<slug>/ → clients/<slug>/_archive-suppression/ (soft-delete avec grâce 30 j, comme spécifié dans organisation-documents/SKILL.md § Garde-fous).
Loguer : archive actor=user grace-until=<date>.
Rapporter : ✅ Client **<raisonSociale>** archivé. Restauration possible jusqu'au <date>.

Pas de hard-delete automatique. La purge effective après 30 j est un processus séparé (ops manuel ou cron skill futur), pas dans ce skill.

Procédure `list` / `find`

Quand : « liste les clients », « cherche foo ».

Étapes :

Lire clients.json.
Filtrer (selon prompt) par slug / raison sociale / SIREN / statut.
Rapporter en tableau lisible (cf. Communication).

Slug et nommage

Référence canonique : organisation-documents/references/structure-cible.md § "Slug client". Ce skill applique exactement la même convention — il ne définit pas un nouveau standard :

lowercase
accents retirés (é → e, ç → c)
espaces → -
non-alphanumérique → -
pas de - consécutifs, pas de - en début/fin
préférer le domaine quand disponible (trendex.tech → trendex-tech), sinon raison sociale slugifiée (ACME SA → acme-sa)

Pas de slug réservé. Aucun dossier _cabinet, _non-attribue, _temp ne doit être créé via ce skill. Le parking technique .pending-attribution/ vit hors clients/ et n'est pas géré par ce skill (il appartient à organisation-documents).

Collision : si le slug dérivé existe déjà pour un autre client (SIREN différent, raison sociale différente), suffixer un numéro (acme-sa-2). Si même client, proposer merge et ne pas créer.

Schéma de la fiche client

Schéma complet et stable de l'entrée dans clients.json : voir references/schema-fiche-client.md.

Exemple de fiche minimale : data/fiche-client.example.json.

clients/<slug>/company.json (infos juridiques détaillées : capital, président, banques, paramètres facturation) reprend le schéma de organisation-documents/data/company.example.json. Créé en lazy.

Communication avec le comptable

Mêmes règles que organisation-documents (vocabulaire métier, pas de jargon technique). Voir organisation-documents/SKILL.md § Communication pour la doctrine complète. Spécificités de ce skill :

Format de rapport

Opération	Message court
`create`	`✅ Client ACME SA créé.`
`create` + manques	`✅ Client ACME SA créé. Pensez à compléter le SIREN.`
`validate-draft`	`✅ Fiche ACME SA validée.`
`reject-draft`	`✅ Fiche ACME SA rejetée.`
`update`	`✅ Fiche ACME SA mise à jour (SIREN, IBAN).`
`rename`	`✅ Client renommé : foo-corp → foo-sa.`
`merge`	`✅ Fusion foo → foo-sa : 12 pièces réattachées.`
`archive`	`✅ Client Foo archivé. Restauration possible jusqu'au 26 juin.`
`list`	Tableau : Raison sociale · SIREN · Statut · Nb pièces

Vocabulaire interdit

slug, clients.json, index.json, audit.log, draft-auto-created, chemins absolus, UUID, schéma JSON.

Vocabulaire métier

Fiche client, dossier, raison sociale, SIREN, domaine, contact, statut, validation, fusion, archivage, restauration.

Quand demander une validation

Uniquement :

Collision de slug avec un autre client (SIREN différent) → proposer merge ou suffixe.
Collision de SIREN sur deux fiches → escalader.
Demande d'archivage d'un client qui a des relances en cours dans le mois → confirmer.

Garde-fous

Pas de hard-delete depuis ce skill. Toujours soft-delete avec grâce 30 j.
Pas de modification de documents : ce skill ne renomme jamais une facture, ne déplace jamais un fichier dans <AAAA>/<MM>/… à l'unité — il déplace uniquement au niveau dossier client (rename, merge, archive).
Cohérence clients.json ↔ système de fichiers : après chaque opération mutative, l'invariant slug existe dans clients.json ⇔ dossier clients/<slug>/ existe doit tenir. Vérifier en fin de procédure.
Audit trail systématique : toute mutation (create, update, rename, merge, archive, validate-draft, reject-draft) est loguée dans clients/<slug>/audit.log (UTC + acteur + champs modifiés).
Aucune donnée client ne quitte le container LXD. Mêmes contraintes RGPD que organisation-documents.
Lookup INSEE : autorisé via organisation-documents/scripts/fetch_company.py pour résoudre une raison sociale en SIREN, mais avec consentement utilisateur si appelé en dehors d'un flux où l'utilisateur a déjà partagé la raison sociale.

Cohabitation avec `organisation-documents`

Détail : references/cohabitation.md.

Résumé :

Action	Skill responsable
Recevoir une PJ par e-mail	`organisation-documents`
Classer un document dans `<AAAA>/<MM>/…`	`organisation-documents`
Auto-créer une fiche en draft	`organisation-documents` (procédure embarquée) ou délégation à ce skill
Valider un draft auto-créé	`fiches-clients`
Rejeter un draft auto-créé	`fiches-clients`
Créer une fiche sur demande user	`fiches-clients`
Mettre à jour une fiche	`fiches-clients`
Renommer / fusionner / archiver	`fiches-clients`
Réattribuer une pièce mal classée	`organisation-documents` (sur la pièce) — la fiche source/cible existe déjà

Références complémentaires

references/schema-fiche-client.md — schéma JSON complet de clients.json, énumérations, contraintes.
references/cohabitation.md — frontière exacte avec organisation-documents et règles de transition de statut.
data/fiche-client.example.json — exemple de fiche minimale et fiche complète.

Références externes (héritées)

organisation-documents/references/structure-cible.md — convention de slug et arborescence cible.
organisation-documents/data/company.example.json — schéma de clients/<slug>/company.json (créé en lazy).
organisation-documents/scripts/fetch_company.py — lookup SIREN via API INSEE.

Fiches Clients

Install

Skill fiches-clients

Pourquoi ce skill existe

Quand utiliser ce skill

Mode d'exécution

Inline only

Time budget

Communication

Procédures

Procédure create — créer une fiche client

Procédure validate-draft — confirmer une fiche draft-auto-created

Procédure reject-draft — rejeter une fiche draft-auto-created

Procédure update — mettre à jour des champs

Procédure rename — renommer un client (slug ou raison sociale)

Procédure merge — fusionner deux fiches doublonnées

Procédure archive — archiver une fiche (RGPD soft-delete)

Procédure list / find

Slug et nommage

Schéma de la fiche client

Communication avec le comptable

Format de rapport

Vocabulaire interdit

Vocabulaire métier

Quand demander une validation

Garde-fous

Cohabitation avec organisation-documents

Références complémentaires

Références externes (héritées)

Related skills

Skill `fiches-clients`

Procédure `create` — créer une fiche client

Procédure `validate-draft` — confirmer une fiche `draft-auto-created`

Procédure `reject-draft` — rejeter une fiche `draft-auto-created`

Procédure `update` — mettre à jour des champs

Procédure `rename` — renommer un client (slug ou raison sociale)

Procédure `merge` — fusionner deux fiches doublonnées

Procédure `archive` — archiver une fiche (RGPD soft-delete)

Procédure `list` / `find`

Cohabitation avec `organisation-documents`