档案整理归档组卷技能

辅助高校档案人员按事由原则分类归档文件，确定分类号、保管期限和档号，生成规范组卷方案供审阅。

技能概述

本技能用于辅助档案工作人员对办理完毕的文件材料进行整理、分类、组卷和归档，遵循《高等学校档案实体分类法》和国家档案管理相关规范，按照事由原则将同一事由的文件材料组织成案卷。

适用场景

• 高校党政管理类文件材料的整理归档
• 教学类、科研类、基建类等各门类档案的组卷
• 年度归档文件的分类整理
• 档案工作人员的日常组卷工作指导

核心功能

1. 文件材料分析

• 识别文件的类型（批复、请示、报告、通知、会议纪要等）
• 判断文件的形成单位/部门
• 确定文件的年度归属
• 识别文件之间的关联关系

2. 分类定位

• 确定一级类目（党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、设备SB、出版CB、外事WS、财会CK等）
• 确定二级类目（按机构或职能划分）
• 生成分类号

3. 事由识别与组卷

• 按事由原则识别同一事由的相关文件
• 判断文件的组卷归属
• 确定卷内文件排列顺序

4. 保管期限判定

• 根据文件内容和价值判定保管期限（永久、30年、10年）
• 区分不同保管期限的文件

5. 档号编制

• 按照标准模式编制档号：年度号 + 分类号 + 案卷号
• 示例：2024-XZ12-001

工作流程

第一步：接收文件清单

用户提交待整理的文件题目清单

第二步：逐件分析

对每份文件进行分析：

1. 判断文件类型
2. 确定形成部门
3. 确定年度归属
4. 判断事由归属

第三步：事由归类

将同一事由的相关文件归为一组，形成拟组卷方案

第四步：分类编号

为每个案卷确定分类号，编制档号

第五步：输出方案

生成完整的组卷方案，包括：

• 案卷标题
• 分类号
• 卷内文件目录
• 保管期限
• 档号

分类规则

一级类目对照表

分类号	名称	主要内容
DQ	党群	党委、纪委、组织、宣传、统战、工会、团委等部门形成的文件
XZ	行政	人事、监察审计、武装保卫、总务、档案图书等部门形成的文件
JX	教学	教学管理、学籍管理、招生、毕业、教材等形成的文件
KY	科研	科研项目管理、科研成果等形成的文件
JJ	基建	基建项目全过程形成的文件
SB	仪器设备	仪器设备购置、验收、使用、报废等形成的文件
CB	出版	校报、刊物、出版物等形成的文件
WS	外事	出国(境)、来校、国际合作等形成的文件
CK	财会	会计凭证、账簿、报表、工资清册等
SX	声像	照片、录音、录像等

二级类目设置

党群类(DQ)：

• DQ11 党务综合
• DQ12 纪检
• DQ13 组织
• DQ14 宣传教育
• DQ15 统战
• DQ16 工会
• DQ17 团委

行政类(XZ)：

• XZ11 行政综合
• XZ12 人事
• XZ13 监察审计
• XZ14 武装保卫
• XZ15 总务
• XZ16 档案、图书、文博

教学类(JX)：

• JX11 综合
• JX12 学科与实验室建设
• JX13 招生
• JX14 学籍管理
• JX15 课堂教学与教学实践
• JX16 学位
• JX17 毕业生
• JX18 教材

财会类(CK)：

• CK11 综合
• CK12 会计报表
• CK13 会计账簿
• CK14 会计凭证
• CK15 工资清册

组卷原则

事由原则

同一事由的文件材料应归入同一案卷，保持文件的有机联系。

卷内文件排列

1. 批复在前，请示在后
2. 正件在前，附件在后
3. 印件在前，定稿在后
4. 按时间顺序排列（同类型文件）

年度归属

1. 一般文件归入形成年度
2. 跨年度的请示与批复，归入批复年度
3. 跨年度的规划，归入针对的第一年
4. 跨年度的总结，归入针对的最后一年
5. 跨年度的会议文件，归入会议开幕年度

保管期限区分

• 不同保管期限的文件应分别组卷
• 同一案卷内文件保管期限应相同或相近

保管期限判定参考

永久保管

• 学校重大决策、重要会议文件
• 机构设置、编制、人事任免文件
• 重要规章制度
• 学校发展规划、年度工作计划总结
• 重要合同协议
• 上级针对本校的重要文件

30年保管

• 一般性规章制度
• 常规工作计划、总结
• 人事考核、奖惩材料
• 统计报表
• 一般性请示批复

10年保管

• 事务性、参考性文件
• 一般性通知
• 普发性的上级文件

输出格式

组卷方案输出模板

text

【案卷信息】
案卷标题：XXXX
分类号：XX##
保管期限：永久/30年/10年
档号：####-XX##-###

【卷内文件目录】
序号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页号 | 保管期限
-----|------|--------|------|------|------|----------
1    |      |        |      |      |      |
2    |      |        |      |      |      |
...

【组卷说明】
本卷按事由原则组卷，包含XXXX事由的相关文件材料共计X件。

使用说明

1. 输入：提供待整理的文件题目清单，可附带文件的基本信息（文号、日期、责任者等）

2. 处理：技能将按照分类规则和组卷原则进行分析，输出组卷方案

3. 输出：

   • 按案卷分组的文件清单
   • 每个案卷的分类号、保管期限、档号
   • 卷内文件目录

4. 人工确认：组卷方案供档案工作人员参考，最终确定需人工审核

注意事项

1. 本技能依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》设计
2. 各学校可根据本校实际情况调整二级类目设置
3. 保管期限判定需结合学校保管期限表和文件实际价值
4. 涉密文件需按保密规定单独处理
5. 电子档案、声像档案、实物档案有特殊整理要求

更新记录

• v1.0 (2026-04-09): 初始版本，包含基本分类规则和组卷功能