Skill Email

Use when user needs to write professional business emails in multiple languages. Use when drafting foreign trade emails such as inquiry replies, quotation em...

多语言邮件撰写：外贸全场景AI邮件生成

外贸邮件是与海外客户沟通的核心渠道，一封专业的邮件能决定一次商业机会的成败。云旅AI多语言邮件撰写技能，支持15种语言，涵盖外贸全场景（询盘回复、开发信、报价、谈判、售后），让外贸人告别翻译软件，生成地道、专业的商务邮件。

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一、技能定位

解决什么问题：外贸邮件不知道如何写得专业、地道、不生硬？多语言邮件翻译软件翻译的内容不够地道？

核心价值：生成地道专业的外贸邮件，从平均30分钟/封缩短到2分钟/封，同时覆盖15种语言。

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二、能做什么

【支持的语言】

语言	适用市场	语言	适用市场
🇺🇸 English	北美/英国/澳洲	🇦🇪 Arabic	中东
🇪🇸 Spanish	拉美/西班牙	🇷🇺 Russian	俄罗斯/独联体
🇩🇪 German	德国/奥地利	🇵🇹 Portuguese	巴西/葡萄牙
🇫🇷 French	法国/非洲法语区	🇮🇹 Italian	意大利
🇯🇵 Japanese	日本	🇰🇷 Korean	韩国
🇨🇳 Chinese	港澳台/新加坡	🇹🇭 Thai	泰国
🇻🇳 Vietnamese	越南	🇮🇳 Hindi	印度
🇹🇷 Turkish	土耳其	🇳🇱 Dutch	荷兰

【支持的邮件类型】

类型	说明	典型场景
📨 开发信	Cold email 首次触达	海关数据/展会/LinkedIn客户首封触达
📨 询盘回复	Reply to RFQ	客户询价后快速回复
📨 报价邮件	Quotation email	附产品规格、FOB/CIF价格
📨 谈判邮件	Negotiation	价格/交期/付款条件谈判
📨 样品邮件	Sample arrangement	样品寄送确认和跟进
📨 订单确认	Order confirmation	PI确认后的订单跟进
📨 付款催款	Payment reminder	账期提醒/催款
📨 投诉处理	Complaint handling	售后问题处理
📨 节日问候	Holiday greetings	圣诞/感恩节等节日维护
📨 跟进邮件	Follow-up	多轮跟进未回复客户

【核心功能】

功能	说明
场景化生成	根据邮件类型自动匹配最佳结构和话术
多语言翻译	15种语言，地道表达，无机器翻译痕迹
个性化定制	基于客户背景定制邮件内容
语气调整	正式/半正式/友好/强势 四种语气可选
邮件序列	3-7步完整跟进序列一键生成
专业术语	精准使用FOB/CIF/LC/TT等外贸专业术语
文化适配	考虑不同国家的邮件礼仪和文化习惯

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三、操作步骤

第1步：选择邮件场景

场景A - 开发信（最常用）

邮件类型：开发信
目标市场：United States
客户背景：
- 公司：Patio Living Inc.
- 职位：Purchasing Director, John Smith
- 产品兴趣：outdoor furniture
- 发现渠道：广交会数据
我的产品：rattan outdoor dining sets, factory direct
差异化：15年经验，BSCI认证，价格优势20%
邮件语言：English
语气：Professional & Friendly

场景B - 询盘回复

邮件类型：询盘回复
客户询盘内容：[粘贴客户原始询盘]
客户名称：Ahmed Al-Rashid (迪拜进口商)
我的报价产品：LED panel light, 60x60cm
邮件语言：English（中东市场）
语气：Professional with urgency
附件要求：含产品规格书+FOB价格表+CIQ证书

场景C - 报价邮件（多语言）

邮件类型：报价邮件
原始报价内容：[粘贴产品名称、规格、价格]
翻译语言：Spanish（墨西哥市场）
语气：Professional
附加内容：付款条款（30% deposit, 70% T/T before shipment）

第2步：AI生成邮件内容

系统自动执行：

1. 场景识别：识别邮件类型和核心诉求
2. 语气匹配：根据目标市场和客户背景调整语言风格
3. 内容生成：TradeGPT生成完整邮件（Subject + Body + Signature）
4. 文化适配：根据目的地国家的邮件礼仪调整（称呼、结束语、抄送习惯）
5. 专业术语：自动插入外贸专业术语（Incoterms、付款术语等）

第3步：输出邮件内容

{
  "email_type": "quotation",
  "language": "English (US)",
  "subject": "Re: RFQ for LED Panel Light - Competitive FOB Quote Attached",
  "body": {
    "greeting": "Dear Ahmed,",
    "opening": "Thank you for your inquiry regarding our LED panel lights. Please find our competitive quotation attached.",
    "body": "We've attached the detailed spec sheet (60x60cm, 40W, 4000K, 4800lm, UL/ETL/CE certified) along with our FOB Shenzhen price of USD $28.50/pc for a 20GP order.",
    "payment_terms": "Payment: 30% deposit via T/T, balance against BL copy.",
    "sample": "Sample can be shipped within 5 days upon payment receipt.",
    "closing": "Looking forward to your feedback. We can guarantee delivery within 20 days after deposit confirmation.",
    "signature": "Best regards,\nAlex Wang\nExport Sales Manager\n[Company Name]\nTel: +86-755-XXXX\nWhatsApp: +86-138-XXXX\nwww.companywebsite.com"
  },
  "attachments": ["LED_Panel_60x60_Spec_Sheet.pdf", "Price_List_2025.xlsx"],
  "recommendations": "✅ 建议报价USD $28.5（市场价$30-32），可预留5%谈判空间"
}

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四、适用场景

场景	使用方式
新客户开发	海关数据/展会/LinedIn获取客户 → 生成个性化开发信
询盘即时响应	客户邮件进来 → 粘贴询盘 → 生成专业回复
报价快速生成	整理好产品参数 → 生成带FOB/CIF价格的专业报价邮件
谈判跟进	客户压价 → 生成有理有据的谈判邮件
欠款催收	付款逾期 → 分阶段催款邮件（友好→正式→严厉）
客户维护	节日/生日 → 生成个性化节日问候邮件
多语言拓展	进入新市场 → 自动翻译并适配当地文化邮件风格

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五、资源索引

• 邮件类型模板库: 见 references/email_type_templates.md（何时读取：需要参考特定邮件类型的标准格式时）
• 多语言邮件指南: 见 references/multi_language_guide.md（何时读取：生成非英语邮件时，了解当地邮件礼仪）
• 邮件序列模板: 见 references/email_sequence_templates.md（何时读取：生成多轮跟进序列时）

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六、注意事项

⚠️ 专业术语准确性

• Incoterms 2020术语使用需准确（FOB/CIF/DDP/EXW各有适用场景）
• 付款术语需明确（LC/T/T/D/P等代表含义清晰无误）
• 证书名称准确（CE/UL/ETL/CIQ等对应产品和目标市场）

⚠️ 邮件礼仪

• 不同国家称呼习惯不同（Dear Mr. Smith vs Hi John）
• 德国人邮件最正式，日本客户需注意敬语
• 阿拉伯国家邮件节奏较慢，不要频繁催促

⚠️ 避免垃圾邮件

• Subject不要含大量感叹号、ALL CAPS
• 正文不要含过多链接
• 首封邮件控制在200字以内

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七、使用示例

示例 1：询盘快速回复

用户需求：收到一位德国客户的LED面板灯询盘，含产品规格需求，生成专业回复邮件

执行结果：

• 生成专业英文回复邮件，包含：感谢+产品规格确认+FOB报价+付款条款+样品说明+交期承诺
• 提供报价邮件附件清单（规格书+价格表+证书）
• 建议谈判策略（预留5%空间）

示例 2：多语言报价邮件

用户需求：一批机械配件需要发送给巴西客户，生成葡萄牙语报价邮件

执行结果：

• 生成葡萄牙语报价邮件，地道表达，无翻译痕迹
• 付款条款翻译为当地习惯表达
• 附加巴西市场常用证书（INMETRO）说明
• 邮件语气适配巴西商业文化（专业但关系友好）

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八、Common Rationalizations

Rationalization	Reality
"翻译软件够用了"	翻译软件缺乏外贸专业术语和商务语境，易产生歧义
"邮件越长越专业"	简洁清晰的邮件更受欢迎，B2B邮件控制在150-200字最佳
"语气越强势越好"	不同市场偏好不同，德国重专业，东南亚重关系
"一封邮件解决所有问题"	B2B销售是多轮沟通，邮件序列比单封邮件效果强5倍

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九、Verification

完成邮件撰写流程后：

• 确认邮件类型选择正确（开发信≠询盘回复≠报价邮件结构不同）
• 验证专业术语准确性（Incoterms/付款术语/证书名称）
• 检查邮件长度（开发信≤200字，报价邮件可适当加长）
• 确认语言地道性（非英语邮件已去翻译痕迹）
• 语气与目标市场文化匹配
• 无垃圾邮件特征（标题、正文无过度营销语言）
• 附件清单与邮件内容一致

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十、Security & Privacy

存储根路径

./data/yunlv-skills/emailWriter/
├── drafts/           # 邮件草稿
├── sent/             # 已发送邮件记录
├── templates/         # 用户自定义模板
├── sequences/         # 邮件序列配置
└── logs/              # 运行日志

数据处理原则

• 邮件内容保护：生成和发送的邮件内容不存储在第三方服务器
• SMTP凭证保护：邮件发送凭证不写入日志或输出文件
• 最小化留存：发送记录保留30天，之后自动归档

权限边界声明

• ✅ 允许：读取 ./skills/yunlv-skills/references/ 下的参考文件
• ✅ 允许：调用云旅AI TradeGPT API生成邮件内容
• ✅ 允许：写入 ./data/yunlv-skills/emailWriter/ 邮件记录
• ✅ 允许：通过用户配置的SMTP/Email API发送邮件
• ❌ 禁止：存储或使用客户的邮件地址进行非授权营销
• ❌ 禁止：自动爬取互联网邮箱地址进行批量发送