Meeting Prep Brief - 会前材料制作

为重要会议制作结构化的会前材料（HTML网页 + 腾讯文档）。当用户提到「会前材料」「会议准备」「会前briefing」「meeting prep」「会议摘要」，或需要为即将到来的会议整理背景信息、议程、待确认事项时使用此 skill。适用于合作洽谈、商务拜访、项目评审、产学研对接等场景。

会前材料制作 Skill

为重要会议制作专业、结构化、可操作的会前材料。输出为精美的 HTML 网页（可本地预览）+ 可选同步到腾讯文档（方便会中记录）。

何时使用

• 用户要参加一个重要会议，需要提前了解对方背景
• 用户需要整理会议议程、待确认事项、沟通策略
• 用户提到"会前材料"、"会议准备"、"briefing"等关键词
• 商务合作洽谈、产学研对接、项目评审等正式场景

工作流程

Phase 1：需求理解

1. 确认会议基本信息

   • 会议时间、对方机构/人员、我方参会人
   • 会议目的和核心诉求
   • 用户手头已有的资料（邮件、邀请函、往期材料、PPT等）

2. 明确材料范围

   • 需要调研的背景信息有哪些？
   • 有几个核心议题/合作机会需要分析？
   • 是否需要沟通策略建议？

Phase 2：信息采集与整理

1. 读取用户提供的资料

   • PDF、PPTX、DOCX 等文件 → 提取关键信息
   • 使用 python-pptx、PyPDF2 等工具解析文件内容
   • 如果用户提供了网页链接，使用 web_fetch 获取内容

2. 在线调研补充（按需）

   • 使用 web_search 搜索对方机构/赛事/项目的公开信息
   • 搜索相关行业背景、竞品信息等
   • 验证和交叉核实关键事实

3. 结构化整理

   • 提炼关键事实，去掉冗余
   • 按逻辑分层组织（背景 → 关键信息 → 机会分析 → 行动项）
   • 标注信息来源和确定性程度

Phase 3：生成会前材料

输出格式：HTML 网页

使用精美的 HTML 模板，包含以下模块（根据实际情况裁剪）：

text

会前材料结构
├── 标题区（会议主题、时间、双方参会人）
├── 一、对方背景速览
│   ├── 基本面表格（名称、主办方、规模等）
│   ├── 组织架构/关键人物
│   └── 与我方已有的合作基础
├── 二、核心议题/关键信息
│   ├── 议题表格（时间、地点、规模等）
│   ├── 议程结构
│   └── 与我方直接相关的环节（高亮标注）
├── 三、合作机会分析
│   ├── 机会 A：（形式、价值、投入评估）
│   ├── 机会 B：（形式、价值、投入评估）
│   └── 历史参考（往期类似合作案例）
├── 四、建议/选题方向（如适用）
│   └── 方向对比表格（选题、切入点、差异化）
├── 五、合作切入思路（如适用）
│   └── 参与方式表格（方式、内容、投入）
├── 六、会上待确认事项清单 ★ 核心
│   ├── 🔴 紧急确认项（Checklist）
│   ├── 🟢 探讨了解项（Checklist）
│   └── 🔵 后续跟进项（Checklist）
├── 七、沟通策略备忘
│   └── 谈判要点、注意事项、双赢锚点
└── 页脚（整理时间、内部使用标记）

HTML 设计规范

css

/* 设计原则 */
- 字体：系统字体栈（-apple-system, PingFang SC, Microsoft YaHei）
- 背景：#f5f5f7 浅灰
- 主色调：深蓝渐变 header + 白色卡片
- 卡片：白底 + 圆角(12px) + 微阴影
- 表格：斑马纹 + 圆角
- 标签：彩色标签区分不同类型（蓝/绿/紫/橙/红）
- Checklist：可勾选的待确认事项
- 响应式：max-width 900px 居中
- 字号：正文 15px，行高 1.7

关键设计要素：

• 标题区使用深色渐变背景，一眼看到会议核心信息
• 每个模块用白色卡片包裹，结构清晰
• 重要信息用 callout 框高亮（背景色 + 左边框）
• 待确认事项用 checkbox 格式，方便会后打勾
• 沟通策略用引用块 + 警告图标
• 表格使用斑马纹提高可读性

Phase 4：同步到腾讯文档（可选）

如果用户需要在会中做记录：

1. 将 HTML 内容转化为 Markdown 格式
2. 通过腾讯文档 MCP（create_smartcanvas_by_mdx）创建智能文档
3. 将文档链接提供给用户

注意：需要用户已配置腾讯文档 MCP Token。

Phase 5：预览与迭代

1. 启动本地 HTTP 服务器预览 HTML
2. 向用户展示结果，收集修改意见
3. 快速迭代调整

信息采集技巧

从 PPTX 提取信息

python

from pptx import Presentation
prs = Presentation('file.pptx')
for slide in prs.slides:
    for shape in slide.shapes:
        if hasattr(shape, 'text') and shape.text.strip():
            print(shape.text)

从 PDF 提取信息

python

import PyPDF2
reader = PyPDF2.PdfReader('file.pdf')
for page in reader.pages:
    print(page.extract_text())

网络搜索模式

text

# 搜索赛事/会议信息
"{赛事名}" site:ccf.org.cn
"{会议名}" 2026 议程

# 搜索机构/人物背景
"{机构名}" 官网 简介
"{人名}" {机构名} 职位

写作风格

• 信息密度高：每一句话都要有信息量，不凑字数
• 结构清晰：用标题、表格、列表组织，不写长段落
• 重点突出：用标签、颜色、callout 突出关键信息
• 可操作：待确认事项写成 checklist，沟通策略给具体建议
• 客观中性：不过度美化或贬低任何一方
• 标注不确定性：对未证实的信息标注"待确认"

注意事项

• ⚠️ 时效性：注意标注"距今 X 天"等时间提示
• ⚠️ 竞争信息：如果涉及竞品（如"腾讯 vs 网易"二选一），要在策略建议中特别提醒
• ⚠️ 内部使用：页脚标注"内部使用"，避免外泄
• ⚠️ 信息分级：区分"已确认"和"待确认"的信息，不要混淆
• ⚠️ 双赢思维：沟通策略应以双赢为导向，不是零和博弈

参考资料

• references/html-template-guide.md — HTML 模板设计规范与代码参考
• assets/meeting-prep-template.html — 可直接使用的 HTML 模板骨架