File Organization Rules

Assist Jeff in organizing documents by adding a lowercase pinyin initial prefix to folders and categorizing files within Chinese-named subfolders.

文件整理技能规范

核心理念

帮助 Jeff 整理本机文档，按照统一的规则进行分类管理。

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一、命名规则（关键！）

✅ 正确做法

在文件夹名称前面加一个字母前缀，格式：字母-原中文名

❌ 错误做法

• 把文件夹名改成全拼音（错误示例：xuexiziliao）
• 把原中文名改成拼音（错误示例：xuexi_ziliao）

字母规则

• 取文件夹名称第一个字的声母（拼音首字母）
• 小写字母
• 已有前缀的文件夹保持不变

示例

正确做法	错误做法
x-学习资料	x-xuexiziliao
P-PPT相关	PPT-xiangguan
s-书籍	shu-ji
y-业务研究	ye-wu-yanjiu

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二、整理流程

1. 扫描分析

• 列出所有文件和文件夹
• 识别空目录
• 识别散落文件（根目录下的独立文件）
• 了解文件内容分类

2. 创建结构

text

一级目录/          ← 按声母加前缀，如 x-学习资料
├── 子目录1/      ← 中文原名，如 数据分析
├── 子目录2/
└── 子目录3/

3. 文件归类

• 按内容类型将文件移动到对应子目录
• 保持文件原名不变

4. 收尾工作

• 删除空目录
• 检查根目录是否还有散落文件
• 验证最终结构

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三、注意事项

必须遵守

1. 只加前缀，不改名 — 前缀+原中文名，缺一不可
2. 子目录保持中文 — 二级及以下目录不强制加前缀，但保持中文原名
3. 删除空目录 — 整理后务必清理
4. 确认后再操作 — 遇到不确定的先问 Jeff

常见错误清单

❌ 将"学习资料"改成"xuexiziliao"
❌ 将"刘洋分享"改成"liuyangfenxiang"
❌ 将"PPT相关"改成"pptxianggan"
❌ 只改一级目录，忘了子目录
❌ 合并不同单位（如广东中烟≠广东烟草）

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四、单位区分提醒

部分烟草行业单位名称相似但实际不同，整理时注意区分：

单位	类型
广东中烟	工业企业（生产制造）
广东烟草	商业单位（省局/销售）
湖北中烟	工业企业
湖北烟草	商业单位
江苏中烟	工业企业
江西中烟	工业企业
江西烟草	商业单位
...	以此类推，工业vs商业不要合并

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五、使用场景

当 Jeff 要求整理某个文件夹时：

1. 先读取此 skill 文件
2. 分析文件夹内容
3. 制定整理方案（先展示，不直接执行）
4. 获得确认后执行
5. 执行中遵守上述规则

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六、示例：Jeff 的文档结构习惯

Jeff 作为软件公司管理者 + 烟草行业审计专家，文档通常按以下维度分类：

• 按客户/单位（各省级烟草、工业、商业）
• 按年份（2024/2025/2026）
• 按业务类型（PBC/售前/项目实施/会议纪要）
• 按文件类型（PPT/Excel/Word/PDF）

核心原则：Jeff 的习惯 > 固定规则，灵活调整。