OKKI Email Sync

Automation

Synchronize email activities and quotation events with OKKI CRM as follow-up trail records. Automatically matches emails to CRM customers via domain lookup and vector search, creates trail records (email type=102, quotation type=101), and deduplicates entries. Requires OKKI CRM API access and optional vector search setup. Use when you need to automatically log email communications and quotation events in your CRM.

Install

openclaw skills install okki-email-sync

okki-email-sync

Description

OKKI 双向同步：邮件和报价单自动写入 OKKI CRM 跟进记录。

这是一个集成模块，不作为独立 skill 运行，而是 hook 到现有的 imap-smtp-email 和 quotation-workflow skills 中，实现：

发送邮件后自动在 OKKI 对应客户下创建 trail_type=102（邮件类型）跟进记录
生成报价单后自动在 OKKI 对应客户下创建 trail_type=101（报价单类型）跟进记录
客户匹配策略：域名精确匹配 → 公共域名黑名单过滤 → 向量搜索回退
去重机制：以 UID 为 key，防止重复写入跟进记录
未匹配客户写日志，不阻断主流程

Core Module

主文件： scripts/okki-sync.js（同步镜像至 $WORKSPACE/skills/imap-smtp-email/okki-sync.js）

导出 API

const okkiSync = require('./scripts/okki-sync');

// 客户匹配（两阶段：域名 → 向量搜索）
const customer = await okkiSync.matchCustomer(email, subject, body);
// → { company_id, name, match_type, confidence } | null

// 创建邮件跟进记录（trail_type=102）
const result = await okkiSync.createEmailTrail(companyId, {
  uid,        // 去重 key
  from,       // 发件人
  to,         // 收件人
  subject,    // 主题
  date,       // 时间
  body,       // 正文摘要
  direction,  // 'in' | 'out'
  attachments // [{ filename }]
});

// 创建报价单跟进记录（trail_type=101）
const result = await okkiSync.createQuotationTrail(companyId, {
  uid,          // 去重 key
  quotationNo,  // 报价单编号
  date,         // 日期
  products,     // [{ name, quantity, unit_price }]
  totalAmount,  // "USD 9730.00"
  validUntil    // 有效期
});

// 完整邮件同步流程（匹配 + 创建 trail）
const result = await okkiSync.syncEmailToOkki(emailData);

CLI 入口

# 测试模式（检查 OKKI CLI 和向量搜索连接）
node scripts/okki-sync.js test

# 报价单同步（由 generate-all.sh 调用）
node scripts/okki-sync.js quotation '{"dataFile":"/path/to/data.json","quotationNo":"QT-xxx"}'

Trail Type Enum

类型	编号	说明
QUOTATION	101	快速记录 / 报价单
EMAIL	102	邮件
PHONE	103	电话
MEETING	104	会面
SOCIAL	105	社交平台

Dependencies

依赖	路径	说明
OKKI CLI	`$WORKSPACE/xiaoman-okki/api/okki.py`	OKKI API 客户端（`trail add` 命令）
向量搜索	`$WORKSPACE/vector_store/search-customers.py`	LanceDB 客户向量索引
Python venv	`python3` 或自定义 venv	向量搜索依赖（nomic-embed-text）
imap-smtp-email	`$WORKSPACE/skills/imap-smtp-email/`	邮件 skill（集成点）
quotation-workflow	`$WORKSPACE/skills/quotation-workflow/`	报价单 skill（集成点）

Integration Points

邮件发送（smtp.js）

// $WORKSPACE/skills/imap-smtp-email/scripts/smtp.js
// L13: require('../okki-sync')
// L131+: 发送成功后异步调用
const { syncEmailToOkki } = require('../okki-sync');

syncEmailToOkki({
  uid: `smtp-${Date.now()}-${toHash}`,
  from, to, subject, date,
  body: text,
  direction: 'out',
  attachments
}).then(r => console.log('OKKI sync:', r))
  .catch(e => console.warn('OKKI sync failed:', e.message));

报价单生成（generate-all.sh）

# $WORKSPACE/skills/quotation-workflow/scripts/generate-all.sh
# 末尾调用（|| true 不阻断流程）
node /path/to/okki-sync.js quotation \
  "{\"dataFile\":\"${DATA_FILE}\",\"quotationNo\":\"${QUOTATION_NO}\"}" \
  && echo "✓ OKKI trail created" || true

Runtime Files

文件	说明
`/tmp/okki-sync-processed.json`	去重记录（已处理的 UID → metadata）
`/tmp/okki-unmatched-emails.log`	未匹配客户日志（email

Customer Matching Logic

matchCustomer(email, subject?, body?)
  ├── 提取域名（extractDomain）
  ├── 是否公共域名？（gmail/yahoo/hotmail/outlook/qq/163/126 等）
  │     ├── YES → 跳过域名匹配，直接向量搜索
  │     └── NO  → 域名精确匹配（OKKI CLI company list -k <domain>）
  │               ├── 精确命中 → confidence=0.95，返回
  │               ├── 部分匹配 → confidence=0.7，返回
  │               └── 无匹配  → 向量搜索
  └── 向量搜索（search-customers.py <email+subject+body>）
        ├── 命中 → confidence=topMatch.score，返回
        └── 无匹配 → 写入 unmatched log，返回 null

E2E Test Results (2026-03-24)

链路	命令	Trail ID	结果
链路A 邮件→OKKI	smtp.js send --to service@tkscable.com	88050591907961	✅ PASS
链路B 报价单→OKKI	generate-all.sh cable-germany.json QT-E2E-002	88050865152265	✅ PASS
链路C 公共域名	test@gmail.com 匹配失败	—	✅ PASS（unmatched 日志写入）
去重验证	相同 UID 重复触发	—	✅ PASS（返回 duplicate）

Setup Instructions

如需将此模块集成到新 skill 中：

复制模块

cp scripts/okki-sync.js /path/to/your-skill/okki-sync.js

确认依赖路径（通过环境变量配置）
- OKKI_CLI_PATH：OKKI CLI 脚本路径
- VECTOR_SEARCH_PATH：向量搜索脚本路径
- PYTHON_VENV_PATH：Python 虚拟环境路径（可选，默认 python3）
测试连接
```
node okki-sync.js test
```
集成到发送流程（发送成功后异步调用 syncEmailToOkki）
集成到生成流程（生成成功后调用 quotation CLI 入口）

Development History

时间	操作	Agent	备注
2026-03-24 09:56	review_completed	WILSON	任务审阅完成，批准执行
2026-03-24 11:30	iteration_1_executed	IRON	Trail type enum 确认：email=102, quotation=101
2026-03-24 12:21	iteration_2_executed	IRON	okki-sync.js 创建完成（582行/15873字节）
2026-03-24 12:24	iteration_3_executed	IRON	集成到 smtp.js 发件流程
2026-03-24 12:40	iteration_4_executed	IRON	集成到 quotation-workflow/generate-all.sh
2026-03-24 12:51	iteration_5_executed	WILSON	E2E 测试全部通过（3条链路），任务 COMPLETE
2026-03-24 12:54	packaged	WILSON	打包为 okki-email-sync skill

Skill 版本： 1.0.0
创建日期： 2026-03-24
维护者： WILSON / IRON